المهام والمسؤوليات الرئيسية:
إعداد وصياغة المراسلات الإدارية بالتنسيق مع المستشارين القانونيين.
تنظيم وأرشفة الملفات والطلبات والوثائق الرسمية بما يضمن دقة وسرية وسهولة العمل.
متابعة إجراءات منح الموافقات على الطلبات، وسير إجراءات الرد على الشكاوى والمقترحات المقدمة.
تقديم الدعم الإداري اللازم لتنفيذ المبادرات والمشاريع المعتمدة ضمن الإدارة، مع رفع تقارير دورية بشأن خطط التنفيذ.
التنسيق مع الإدارات والأقسام المختلفة لضمان توفير الاحتياجات الإدارية والفنية لمهام عمل الإدارة.
إعداد تقارير دورية عن الطلبات، ومؤشرات الأداء، والمخاطر المرتبطة بتقدم الخدمات.
تحديث قاعدة بيانات الطلبات والخدمات المقدمة للإدارة.
تقديم الدعم الإداري لعقد الاجتماعات الرسمية، وتدوين وتوثيق محاضرها.
اقتراح تحسينات على الإجراءات الإدارية لتسهيل سير العمل.
المهام والمسؤوليات الرئيسية الإدارية:
· الالتزام باستخدام نظام (توقيت) لغايات توثيق كافة المهام والأعمال التي ينجزها يوميًّا، وفقًا للضوابط المعمول بها في هذا الشأن.
· إعداد تقرير أسبوعي بكافة المعاملات المسندة إليه والإجراءات المتخذة فيها، وفقًا للتعليمات الصادرة في هذا الشأن.
· الالتزام بكافة إجراءات العمل المتبعة في الدائرة بشأن نظام إدارة المعاملات (توثيق).
· الامتثال لسياسات أمن المعلومات المعتمدة لدى الدائرة.
· الالتزام بجميع التعاميم الصادرة عن الدائرة لضمان إنجاز المهام المكلف بها الموظف بالجودة والكفاءة المطلوبتين.
