:الهدف العام
المساهمة الفاعلة في متابعة وتنظيم العمل بمكتب المدير التنفيذي للقطاع وبما يعزز من انسيابية العمل وذلك من خلال تنفيذ كافة المهام والأعمال الإدارية واللوجستية المرتبطة بالمكتب في الوقت المحدد وتوفير مختلف أشكال الدعم الفني بالتنسيق مع كافة الوحدات التنظيمية المعنية ووفق التوجيهات المعتمدة بهذا الشأن
المهام والمسؤوليات الرئيسية:
· إعداد وتطوير العروض التقديمية والتقارير المرتبطة باجتماعات المدير التنفيذي للقطاع ، ولجميع اللجان التي يرأسها أو يشارك في عضويتها ووفق التوجيهات المعتمدة
· تجهيز كافة الوثائق والتقارير والدراسات ذات العلاقة بمشاركة المدير التنفيذي للقطاع في اللجان ومجالس الإدارة التي يرأسها أو يكون عضواً فيها وجمع وتحليل كافة المعلومات والبيانات ذات العلاقة
· توثيق توجيهات المدير التنفيذي للقطاع الشفهية والكتابية واعداد مسودة تقارير متابعة دورية بشأنها ورفعها للتوجيه بشأنها والمساهمة في تنفيذ عملية متابعة تنفيذ هذه التوجيهات حسب التكليف
· توفير وتحليل وجمع البيانات المرتبطة بالزيارات الدورية وغير الدورية للوفود الزائرة للقطاع وتقديم الدعم الفني واللوجستي للمعنيين على مستوى القطاع لضمان جاهزية الدائرة لهذه الزيارات
· تدوين محاضر جميع الاجتماعات والجلسات التي يكون المدير التنفيذي للقطاع طرفاً فيها سواء داخل أو خارج الدائرة ووفق التوجيهات الصادرة بهذا الشأن، وحفظ وتوثيق المحاضر والمذكرات المحالة من جميع المجالس واللجان المعنية لتسهيل الرجوع اليها
· تقديم الدعم الإداري والفني بشأن إعداد/ تدقيق/ مراجعة المراسلات والمذكرات الصادرة عن المدير التنفيذي للقطاع الورقية والإلكترونية حسب مقتضى الحال ووفق التوجيه بهذا الشأن
· التحقق من توافر كافة المتطلبات اللوجستية المرتبطة بمشاركة وحضور المدير التنفيذي للقطاع للاجتماعات واللجان والمؤتمرات والمهمات الرسمية التي تعقد خارج الدائرة وبما يكفل سلاسة وسهولة الإجراءات بهذا الشأن
· توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات واللقاءات التي يدعو لعقدها المدير التنفيذي للقطاع وتسجيلها على النماذج الخاصة بذلك
· استقبال زوار المدير التنفيذي للقطاع والوفود الحكومية والدبلوماسية والمصرفية الزائرة للمكتب من داخل الدولة وخارجها بالتنسيق مع المعنيين ووفق توجيهات الرئيس المباشر مع الالتزام بالبروتوكولات المعتمدة
· مراجعة وتنظيم وفهرسة التقارير والدراسات والسياسات الداخلية المرفوعة إلى المدير التنفيذي للقطاع والواردة من مختلف القطاعات والوحدات التنظيمية بالدائرة ومتابعة تنفيذ التوجيهات الصادرة بشأنها وتوثيقها وحفظها لسهولة الرجوع اليها وفق معايير أمن المعلومات المرتبطة بحفظ البيانات والمعلومات بالدائرة
· تدوين الاستفسارات الواردة الى المدير التنفيذي للقطاع والإجابة عليها ضمن الاختصاص الوظيفي أو إحالتها الى المعنيين لتجهيز الردود عليها وفق توجيهات الرئيس المباشر
· المساهمة في متابعة وتنفيذ الإجراءات المرتبطة بتحقيق مؤشرات الأداء المستهدفة بعمل القطاع لضمان تحقيق المستهدفات وحصر النتائج الخاصة بها مع توثيق السببية بشكل دوري وإعداد تقارير ورفعها للمدير التنفيذي للقطاع بشكل دوري
· جمع وتحليل وتوفير البيانات المرتبطة بتقارير الإنجاز الفنية والإدارية المطلوب عرضها على المدير التنفيذي للقطاع بشكل دوري او عند الطلب من قبل مختلف الوحدات التنظيمية التابعة للقطاع وعرضها على الرئيس المباشر
· متابعة وتوفير كافة متطلبات معايير جوائز التميز (بيانات أو تقارير أو عروض تقديمية ... الخ) المتعلقة بعمل مكتب القطاع وأي جوائز أخرى في الوقت المحدد وبالتنسيق مع المعنيين داخل وخارج الدائرة
· متابعة الالتزام بتنفيذ مراحل خطط الأداء الفردي لكافة الموظفين المرتبطين بالمدير التنفيذي للقطاع بشكل مباشر وتقديم الدعم الفني والإداري بهذا الشأن
· متابعة الرد على الاقتراحات المقدمة ضمن نطاق عمل مكتب المدير التنفيذي للقطاع وإدخال الردود على النظام المؤسسي وضمان اغلاق جميع الاقتراحات الواردة ضمن الفترات الزمنية المحددة
· توثيق وارشفة الشكاوى والاستفسارات الواردة من مراجعي المكتب وتقديم الدعم الفني والإداري بشأن الإجابة على استفساراتهم وحل شكاواهم ووفق التوجيهات المعتمدة بهذا الشأن
· متابعة الرد على الاقتراحات المقدمة ضمن نطاق عمل المكتب وإدخال الردود على النظام المؤسسي وضمان اغلاق جميع الاقتراحات الواردة ضمن الفترات الزمنية المحددة
· تنفيذ كافة إجراءات العمل المرتبطة بنفقات المكتب النثرية واقتراح مسودة الميزانية الخاصة بالمكتب ورفعها للاعتماد وادخالها بعد الاعتماد على الأنظمة المطبقة بالصندوق
· حصر وتحديد واقتراح المعاهد والمراكز المحلية والإقليمية والدولية التي يتطلب مشاركة المدير التنفيذي للقطاع في عضويتها
· متابعة إجراءات الحصول على الموافقات الرسمية على تأشيرات السفر ورحلات العمل الرسمية والحجوزات ذات العلاقة وفق توجيهات الرئيس المباشر الصادرة بهذا الشأن
· المتابعة المستمرة والاطلاع على ما يستجد في مجال العمل الإداري والفني واللوجستي المرتبط بعمل مكاتب المدراء التنفيذيين ، وتقديم المقترحات لتطوير اجراءات العمل
